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REGISTRO MERCANTIL | Guía de Trámites

5. Libros

(Código de Comercio) ARTÍCULO 39.- El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forna:

1.	En el libro se firmará por el secretario de la Cámara de Comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario, y
2.	En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.

RESOLUCIÓN 1072 DE 1996 DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ARTÍCULO 1.- Las Cámaras de Comercio, para efectos del registro mercantil, llevarán los siguientes libros:

LIBRO I. De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales.- Se inscribirá en este libro:

a. La escritura pública o el documento privado mediante el cual se celebren, modifiquen o revoquen capitulaciones matrimoniales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante.

b. La providencia judicial o la escritura pública por la cual se liquida la sociedad conyugal o se protocolice la sentencia que apruebe la liquidación de la misma, siempre que el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante.

LIBRO II. De las incapacidades e inhabilidades.- Se inscribirá en este libro:

a. La Providencia por la cual se declare o decreta la inhabilidad o incapacidad para ejercer el comercio,

b. La providencia por la cual se suspenda, revoque o de por terminada la inhabilidad o incapacidad.

c. El acta o diligencia de posesión, o certificado expedido por el funcionario ante quien se surtió la diligencia, del comerciante que toma posesión de un cargo o que inhabilite para ejercer el comercio.

d. El documento que acredite la cesación de la inhabilidad para el ejercicio del comercio.

LIBRO III. Del concordato y la liquidación obligatoria.- Se inscribirá en este libro:

a. La providencia de apertura del concordato.

b. La providencia de aprobación del acuerdo concordatario junto con la parte pertinente del acta que contenga el acuerdo concordatario.

c. La parte pertinente del acta cuando el acuerdo concordatario tenga por objeto transferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre bienes cuya mutación esté sujeta al registro, constituir gravámenes o cancelarlos.

d. La providencia que declare cumplido el acuerdo concordatario.

e. La providencia de apertura del trámite de liquidación obligatoria, así como la providencia contentiva del nombramiento o remoción del liquidador.

f. La providencia por la cual se declare terminada la liquidación obligatoria.

g. La providencia que remueva los administradores y/o al revisor fiscal dentro del concordato o la liquidación obligatoria.

LIBRO IV. De las autorizaciones a menores de edad y revocaciones.- se inscribirá en este libro:

La autorización que, conforme a la ley, se otorgue a los menores para ejercer el comercio, y la renovación de las mismas.

LIBRO V. De la administración de los bienes del comerciante.- Se inscribirá en este libro.

Todo acto en virtud del cual se confiere, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante.

LIBRO VI. De los establecimientos de comercio.- Se inscribirán en este libro:

a. La apertura y cierre de sucursales y agencias de sociedades y entes cooperativos de grado superior de carácter financiero.

b. Los actos que afecten o modifiquen la propiedad de los establecimientos de comercio o su administración.

c. La oposición de los acreedores del enajenante del establecimiento de comercio a aceptar al adquiriente como su deudor.

d. El acto en virtud del cual se protocolicen los documentos necesarios para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios en Colombia y sus modificaciones.

e. El acto de designación o remoción de los representantes y revisores fiscales de una sucursal de sociedad extranjera en el país.

f. La resolución mediante la cual se otorgue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento a una sociedad extranjera para operar en Colombia.

g. La liquidación de los negocios en Colombia de las sucursales de sociedades extranjeras.

h. La providencia por medio de la cual se apruebe la liquidación de una sociedad extranjera.

i. La escritura de constitución y las reformas de las sociedades que establezcan sucursales, cuando el domicilio de la sociedad corresponda a otra jurisdicción.

j. La providencia de apertura, aprobación y terminación del concordato en las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursales, agencias y establecimientos de comercio.

k. El documento por medio del cual se haga constar la configuración y modificación de una situación de control o de grupo empresarial, en las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursales de las vinculadas.

l. El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situación de control o de grupo empresarial, en las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursales de las vinculadas.

LIBRO VII. De los Libros.- Se inscribirá en este libro:

Los libros de comercio y demás respecto de los cuales la ley establezca la formalidad del registro.

LIBRO VIII. De las medidas cautelares y demandas civiles.- Se inscribirán en este libro:

a. Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil, así como la cancelación de los mismos.

b. Las demandas u otras medidas cautelares dentro del proceso de liquidación obligatoria así como la cancelación de las mismas.

LIBRO IX. De las sociedades comerciales e instituciones financieras. Se inscribirán en este libro:

a. La escritura de constitución, reforma y disolución de las sociedades comerciales e instituciones financieras, así como las providencias referentes a estos.

b. El acta o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estos actos.

c. Las escrituras públicas por las cuales se delegue la administración en las sociedades colectivas y en comandita, así corno aquellas en virtud de las cuales se reasuma la administración.

d. La resolución por la cual se conceda, prorrogue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento de una institución financiera, así como la que apruebe la liquidación de la misma.

e. La aprobación de la liquidación de las sociedades comerciales.

f. La certificación del revisor fiscal sobre capital suscrito y pagado.

g. La resolución por la cual se autorice la emisión de bonos.

h. El nombramiento del representante legal de los tenedores, de bonos, con la copia del acto administrativo en el cual conste que la entidad fue designada como representante de los tenedores.

i. El nombramiento de los representantes de los accionistas con dividendo preferencial sin derecho a voto.

j. La escritura de escisión de una sociedad o institución financiera.

k. El acuerdo de adquisición de una entidad financiera.

l. La comunicación del representante legal de la sociedad o del socio que ejerce el derecho de retiro.

m. La comunicación del representante legal de la sociedad o del socio que ejerció el retiro informando que readquiere sus derechos en virtud de la revocación de la decisión que lo originó.

n. El acto administrativo mediante el cual se determine la improcedencia del derecho de retiro.

ñ. El documento por medio del cual la sociedad controlante haga constar la configuración y modificación de la situación de control respecto de sus vinculadas.

o. El documento por medio del cual se haga constar la configuración y modificación de grupos empresariales.

p. El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situación de control o de grupo empresarial.

q. El programa de fundación o el proyecte informativo de promoción de las acciones objeto de oferta, en los casos de constitución de sociedades anónimas.

r. Copia de la escritura pública de conversión de sociedad a empresa unipersonal.

s. Copia de la escritura pública de conversión de empresa unipersonal a sociedad.

t. El documento o escritura pública de constitución de la empresa unipersonal.

u. El documento de reforma, disolución y liquidación de la empresa unipersonal.

y. El documento mediante el cual el titular de la empresa unipersonal ceda parcial o totalmente las cuotas sociales.

w. El documento por el cual se delega la administración de la empresa unipersonal, así como la reforma y la revocación de la delegación.

LIBRO X. De la reserva de dominio.- Se inscribirá en este libro:

El pacto de reserva de dominio, su modificación y la cancelación en la compraventa comercial de bienes inmuebles.

LIBRO XI. De la prenda sin tenencia.- Se inscribirá en este libro:

La constitución, la modificación o cancelación del contrato de prenda sin tenencia.

LIBRO XII. De la agencia comercial.- Se inscribirá en este libro:

El contrato de agencia comercial, su modificación o cancelación.

LIBRO XIII. De las sociedades civiles.- Se inscribirán en este libro:

a. La constitución, reforma, disolución y liquidación de sociedades civiles, así corno las providencias referentes a estos actos.

b. El acta o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estos actos.

c. La certificación del revisor fiscal sobre los aumentos de capital suscrito y pagado.

d. Los demás actos que de conformidad con el inciso 2 del artículo 100 de la ley 222 de 1995 deban registrarse respecto de las sociedades civiles.

LIBRO XIV. De las empresas asociativas de trabajo.- Se inscribirá en este libro:

a. El acta de constitución acompañada de los estatutos, las reformas, disolución y liquidación de las empresas asociativas de trabajo, así como las providencias referentes a estos actos.

b. El acta en que conste la designación o remoción del director ejecutivo.

c. La comunicación emanada del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social mediante la cual se solicite la cancelación de la personería jurídica.

LIBRO XV. De los matriculados- Se inscribirá en este libro:

a. La matrícula y las mutaciones referentes a la actividad comercial.

b. La cancelación de las matriculas.

LIBRO XVI. De las sociedades comerciales de hecho.- Se inscribirá en este libro:

Copia de las providencias judiciales relacionadas con la disolución y liquidación de sociedades de hecho.

LIBRO XVII. De los fondos de pensiones de jubilación e invalidez.- Se inscribirá en este libro:

La escritura pública por la cual se constituyen los fondos de pensiones de jubilación e invalidez y demás actos que las normas legales ordenen escribir en relación con dichos fondos.

ARTÍCULO 2.- La matrícula del comerciante y del establecimiento del comercio, así como su renovación, se efectuará mediante la presentación del formulario respectivo, debidamente diligenciado.

Los modelos de los formularios de matrícula serán uniformes en todas las Cámaras de Comercio y deben ser autorizados previamente por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 3.- Al momento de ser presentados los documentos para inscripción, las Cámaras los radicarán con indicación de la hora y la fecha de recepción.

ARTÍCULO 4.- La inscripción de los actos y documentos se efectuará en estricto orden cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos, mediante extracto de su texto en los libros respectivos.

ARTÍCULO 5.- Si en un mismo documento constan varios actos sujetos a inscripción y no procede el registro respecto de todos, las cámaras de comercio deberán efectuar la inscripción de aquellos respecto de los cuales sea viable el registro. En el libro respectivo, y en las certificaciones correspondientes, se dejará constancia de ello.

ARTÍCULO 6.- Una vez efectuada la inscripción, el secretario insertará una constancia en el documento registrado que contendrá los siguientes datos:

a. Cámara de Comercio.
b. Fecha de inscripción.
c. Número de inscripción y libro en el cual se efectuó

ARTÍCULO 7.- Para la inscripción de la designación de los administradores y revisores fiscales será necesario informar a la respectiva Cámara de Comercio el número del documento de identificación del designado, así como la constancia de que el mismo aceptó el cargo. Estas Constancias, por sí solas, no serán objeto de inscripción ni causarán derechos de registro.

ARTÍCULO 8.- Las Cámaras de Comercio sólo podrán abstenerse de efectuar la inscripción de los actos, libros y documentos respectivos de los cuales se exige esta formalidad, cuando las mismas estén facultadas por la ley para ello. Por lo tanto, si el documento presenta inconsistencias de orden legal que, por Ley, no impidan la inscripción, ésta se efectuara.

ARTÍCULO 9.- Las Cámaras de Comercio sólo registrarán las copias de los documentos, las cuales podrán destruirse siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado, en los términos de las disposiciones legales sobre la materia.

ARTÍCULO 10.- Para efectos de inscripción de los libros será necesario acreditar ante la respectiva Cámara de Comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado, del revisor fiscal o contador público.

ARTÍCULO 11.- Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la cámara insertará una constancia en la primer hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos:

a. Cámara de Comercio.
b. Fecha de inscripción.
c. Número de inscripción y libro en el cual se efectuó.
d. Persona a quien pertenece.
e. Nombre del libro o uso al que se destina.
f. Número de hojas útiles de que está compuesto.

Las cámaras de comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

ARTÍCULO 12.- Al momento de presentarse para el depósito de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiese, las cámaras de comercio los radicarán con indicación de la hora, fecha de la recepción y número de folios que lo conforman.

Las copias que soliciten los interesados deberán entregarse dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que se radique la petición y se cancelen los costos correspondientes.

ARTÍCULO 13.- Para efectos de lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 222 de 1995, las Cámaras de Comercio mantendrán actualizada una lista de peritos, los cuales designará para cada caso en particular, mediante sorteo, dentro de los tres (3) días siguientes a aquél en que se radique la solicitud de avalúo de las acciones, cuotas o partes de interés.

ARTÍCULO 14.- La presente resolución rige a partir del 21 de Junio de 1996 y deroga la resolución 435 del 5 de Abril de 1993 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Legislación

Conceptos | Organismos Encargados de Llevarlos | Personas y Actos Sujetos al Registro
Reglas | Libros | Otras Disposiciones

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